会員管理とは？必要な機能と導入のポイントを詳しく紹介

第1章：そもそも「会員管理」とは？

── 顧客との信頼関係を築く“土台”になる仕組み

「会員管理」とは、サービスや商品に登録しているユーザー（＝会員）に関する情報を整理・把握・活用する業務全般を指します。単なる顧客リストの保存にとどまらず、企業が長期的な信頼関係を築くための戦略的な活動といえるでしょう。

会員情報とは、どんなデータを指すのか？

一般的に管理対象となる会員情報には、以下のようなものがあります。

• 氏名・メールアドレス・電話番号などの基本情報
• ログイン履歴・アクセス履歴（どのページをよく見ているか）
• 購入履歴・定期課金の状況（何を、いつ、いくらで買ったか）
• 契約のステータス（無料会員／有料会員／退会済みなど）
• カスタマーサポート履歴（問い合わせやクレーム内容）
• 利用中のサービスの種類やランク（ベーシック／プレミアムなど）

これらの情報を“点”で終わらせず、時間軸や関係性の中で「つながり」として見ることが重要です。

会員管理って「名簿を持っておけばOK」みたいに思われがちだけど、実はお客さまとの関係を築く“根っこ”なんですよ！

はくにゃん

なぜ、会員管理が必要なのか？

それは、顧客が「去る」前に気づき、つなぎとめるためです。

たとえば、こんな事例を想像してみてください。

• 有料会員が最近ログインしていない
• サポート問い合わせが急増している
• 特定のプランの解約率が高い

こういった「兆し」をデータとして可視化できるのが、会員管理システムの力です。
見える化された情報をもとに、メールでのリマインドやサポート強化、アップグレードの提案など、“打ち手”を講じることができるのです。

「売上が下がった」って気づいてからじゃ遅いんです。兆しに気づける仕組みがあると、すごく強いですよ！

はくにゃん

会員管理＝「売上」につながる理由

顧客情報を把握することで、パーソナライズされた提案が可能になります。
つまり、こういったアクションが取りやすくなります。

• ロイヤル顧客に特別オファーを出す
• アクティブユーザーにプラン変更を提案する
• 非アクティブユーザーに離脱防止メールを送る
• 解約理由を分析して商品・サービス改善につなげる

これらすべてが、LTV（顧客生涯価値）を高める重要な活動です。

手作業では限界がある

Excelやスプレッドシートで管理している事業者も少なくありません。しかし、手動管理は以下のリスクが伴います。

• 更新漏れ・転記ミスによる情報の劣化
• 情報が属人化し、他スタッフが引き継げない
• データ量の増加による処理・検索の非効率化
• セキュリティの脆弱性（クラウド対応でない等）

これを解決するために、多くの企業が会員管理専用ツールやCRM（顧客管理システム）を導入しているのです。

最初は手作業でもなんとかなるけど、会員が増えるとすぐ限界が来るんですよ。成長したいなら、最初から“ちゃんと管理”が吉！

はくにゃん

第2章：会員管理でできること

単なるリスト管理にとどまらず、実際の運用に役立つ機能や効果がたくさんあるのが会員管理の強みです。

顧客情報の一元管理

Excelなどで管理していた時代と比べ、専用のツールでは、顧客情報を安全かつ正確に集約できます。
部署や担当者が違っても、同じ画面で同じ情報を確認できるのが最大のメリットです。

情報があちこちに分かれてると、「何が正しいのかわからない！」ってなるんです。一元管理は信頼の第一歩！

はくにゃん

利用履歴・課金状況の可視化

「誰がいつ何を購入したのか」「課金状況はどうか」「更新日はいつか」など、会員制サービスに欠かせない情報をリアルタイムで確認できる機能も備わっています。

この可視化により、未払いフォローや解約アラートなど、運営面のトラブルを未然に防ぐことが可能です。

サポート・フォロー業務の自動化

会員のアクションに応じて、自動でメール配信やタグ付けができる機能を活用すれば、手間を減らしながらも手厚いフォローが実現します。

たとえば、「初回登録から7日後に活用ガイドを送る」「未ログインが10日続いたらリマインドする」といった対応も仕組み化できます。

毎回手作業で対応するのって本当に大変…。自動で“ちゃんと見てくれてる感”を出せるのが、今どきの会員管理のすごさ！

はくにゃん

第3章：会員管理に必要な主な機能とは？

次に、会員管理システムに求められる代表的な機能を解説します。
導入時の選定ポイントにも直結する内容なので、しっかり押さえておきましょう。

基本情報の登録・変更・削除の操作性

最も重要なのが、会員情報を簡単に登録・修正・削除できるかどうか。
誰が使っても迷わないUI（ユーザーインターフェース）や、権限設定による操作制限があると安心です。

スタッフが複数いるときは、「触っていい範囲」を分けられるとトラブル防止になりますね！

はくにゃん

決済との連携（定期課金）

会員管理と決済をセットで扱えると、請求漏れや二重管理を防げて一石二鳥です。
クレジットカード、銀行振込、コンビニ決済など、複数の支払い方法に対応しているとユーザーにとっても安心です。

メール配信・タグ管理などのCRM要素

「この人にはこの内容を届けたい」というセグメント配信ができると、マーケティングやフォローの質が格段に上がります。
ステップメールや自動応答、行動に基づくタグ付けなどの機能も重要です。

CRMって「難しそう」に聞こえるけど、「ちゃんと覚えていてくれる」って感じさせられるのが一番の価値なんですよね！

はくにゃん

第4章：導入時に気をつけるべきポイント

会員管理システムを導入する際に、「便利そう！」だけで飛びついてしまうと失敗するリスクがあります。事前にチェックすべき3つの観点をご紹介します。

自社サービスとの相性

どんなに高機能なシステムでも、自社の提供形態と合わないと活用しきれません。
たとえば、物販に特化した機能が多いツールを、オンライン講座運営に使うと無駄が多くなることも。

「すごいツールだよ！」と言われても、自分のビジネスに合ってないと宝の持ち腐れです！

はくにゃん

セキュリティ・個人情報の取り扱い

会員情報は「資産」であると同時に「リスク」にもなり得ます。
データの暗号化、アクセス制限、外部連携の管理ができるかどうかは、導入前に必ずチェックしましょう。

拡張性と将来性の視点

会員数が増えてきたら機能を追加したい、他ツールと連携したい…というニーズも出てきます。
そうした時に柔軟に対応できるシステムかどうかは、長期運用を考えるうえで重要な要素です。

第5章：ツール選定のチェックリスト

実際にツールを比較・検討する際に役立つチェックポイントをまとめました。

「どこが安いか」だけで決めると後悔するケースが多いです…。運用コストと安心感のバランスが大事！

はくにゃん

第6章：よくある失敗とその対策

導入後によくある「失敗パターン」と、その対処法をご紹介します。

データの分散・二重管理

異なるツールで会員管理と決済を分けてしまい、手作業でデータを移すうちにミスが頻発。

→ 対策：一体型ツールか、連携性の高い組み合わせを選ぶこと。

担当者しかわからない属人化

担当者が退職したら何もわからない…という事態もよくあります。

→ 対策：マニュアル化、権限分散、クラウド共有で仕組み化を。

どのツールを使うか以上に、「どう使い続けるか」の方が大切かもしれません！

はくにゃん

第7章：おすすめの会員管理ツール紹介

代表的な2タイプに分けてご紹介します。

初心者・小規模事業者向け

• TAKETIN：定期課金・会員管理に特化。ステップメール、タグ管理も充実。
• STORES 予約：予約管理と連動。美容・ヨガ教室に人気。

中〜大規模・成長フェーズ向け

• Salesforce + 課金プラグイン：業務統合が強み。カスタマイズ自由。
• KARTE：行動分析〜メール配信まで幅広く対応。マーケティング重視に◎

「まずは使ってみる」→「成長に応じて切り替える」のが正解ルートかも！

はくにゃん

第8章：まとめと次のステップへ

会員管理は、単なる情報管理ではなくビジネスの“土台”を整えるプロセスです。
適切なツールの導入と継続的な運用改善が、長期的な信頼と安定収益を生み出します。

お客さんの顔が見える仕組みづくり。それができると、ビジネスも“あったかく”なるんです！

はくにゃん

まとめ

会員管理は、継続的な売上と顧客満足を支える“ビジネス基盤”
機能・コスト・運用のバランスを見極め、最適なツールを選ぶことが安定運営への近道です。

TAKETIN調査兵団

編集長

某企業のマーケティング部に勤務するも、「もっと自由に世界を調査したい！」と謎の衝動に駆られ、TAKETIN調査団を立ち上げる。最初はブログだったが、いつの間にか団員（読者）が増え、気づけば編集長に。本人いわく「気づいたら編集長になっていたので、責任感はそこそこです」とのこと。